En nuestros proyectos debemos gestionar una gran cantidad de documentación y coordinar diferentes equipos de trabajo, expertos en cada una de áreas que precisa la obra.
Esa gestión documental, con diferentes interlocutores, se vuelve clave para que el proyecto sea un éxito y se entregue en el tiempo acordado.
En el pasado hemos probado a externalizar la coordinación de actividades empresariales, pero después, de un año, hemos visto que las empresas externas no son conscientes de las actividades que ocurren en la empresa día a día y no pueden ejercer el mismo control sobre las subcontratas para obtener los resultados deseados.
A día de hoy, hemos logrado obtener un software que se adapta en pocos minutos a las nuevas necesidades que aparecen al recibir contrataciones de nuevos clientes o incluso adaptándose de forma sencilla y sin depender de nadie, a las nuevas normativas que van saliendo.
¿Por qué contar con un software CAE?
En las obras que abordamos, se da la circunstancia de que participan trabajadores de diferentes empresas, en donde cada una es encargada de llevar a cabo la tarea contratada. Para que todos los agentes implicados puedan acceder a las instalaciones en las que se trabaja, es necesario gestionar un gran volumen de documentación.
Recepcionar toda esa documentación, validarla y mantenerla al día para todos nuestros trabajos es una labor que requiere gran dedicación, lo que supone un coste elevado en tiempo y recursos. Además, existe un riesgo de incumplir la ley si la documentación no está bien gestionada, lo que hace más crucial esta tarea.
Ventajas de nuestro software CAE
Cuando iniciamos este camino, teníamos claro lo que buscábamos: un software totalmente intuitivo, fácil de utilizar, que no necesitase un manual de uso y que pudiera ser fácilmente actualizable y adaptable a cambios, sin depender de tiempos de desarrollo infinitos.
Hoy podemos decir que este software nos permite además gestionar los trabajadores de las subcontratas que intervienen en el proyectos, los medios auxiliares y las herramientas desplazadas a cada una de las obras en ejecución. Las ventajas principales que hemos detectado hasta ahora son:
- Control de la documentación necesaria
- Verificación de la documentación recibida y enviada
- Control de versiones
- Aviso de caducidades de la documentación
- Historial de documentos que facilita los trámites en futuras obras
A todo esto hay que sumarle algo muy positivo que hemos encontrado en esta herramienta, la facilidad de uso para todas las partes implicadas, con tiempos de aprendizaje muy reducidos y accesible desde cualquier lugar del mundo. Algo imprescindible para una gestión eficaz y en tiempo real.
Se puede decir que esta inversión, mejorando este proceso de gestión, ha sido un acierto y sirve para aumentar la efectividad de nuestro trabajo, en el que buscamos siempre la excelencia.
El resultado final, una plataforma CAE amigable y sencilla y que nos permite gestionar la documentación con cualquier cliente en apenas unas horas.
Si quieres conocer más sobre este proyecto o cualquiera de nuestros trabajos, te esperamos en la sección de comentarios.
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