Día tras día, la gestión de los departamentos de Personas ven como aumentan los trámites y procesos internos entre personas, departamentos, clientes y proveedores. Es por ello que, en Arce Clima, hemos rediseñado todo el proceso de gestión de personas para continuar avanzando en la digitalización de los distintos trámites con el fin de ofrecer un mejor servicio a los empleados y empleadas.
Para lograrlo, hemos apostado por la implantación de la firma digital, en funcionamiento desde el pasado mes de enero. Gracias a este cambio, hemos logrado grandes cambios que hoy queremos compartir en este post:
La digitalización es una tendencia en alza desde hace muchos años, pero se ha visto acelerada por la irrupción de la pandemia. El Covid-19 ha provocado que estos cambios se conviertan en una nueva necesidad, que se unen a las ya existentes: deslocalización, disponibilidad y movilidad.
En una empresa con presencia internacional, se hace cada vez más necesario dar respuesta a las necesidades del personal interno, así como a las demandas de los clientes que son cada vez más exigentes.
Gracias a la implantación de la firma digital hemos logrado aportar al departamento de Personas y Equipos mayor agilidad en todos los procesos: contratación, formación, comunicación y desvinculación.
¿Cómo funciona la firma digital en Arce Clima?
En la actualidad, es el Departamento de Personas y Equipos el que ha implantado esta nueva herramienta, gracias a la cual cualquier trabajador de Arce Clima puede tener acceso y firmar de manera legal, en tan solo unos segundos, su nuevo contrato de trabajo o cualquier tipo de documento interno (Entrega de EPIs, Entrega de Información, Procedimientos…etc.)
El proceso de inicia cuando el Dpto. lanza un documento a través de la plataforma de firma digital y se lo hace llegar a la persona firmante. Solo es necesario contar con un móvil con conexión a internet en donde leer los documentos requeridos y confirmar la identidad vía código seguro.
En ese mismo instante el Departamento de Personas recibe el documento firmado, con validez legal, independientemente de dónde se encuentre trabajando la otra persona. Esto permite agilizar procesos como la firma de prorrogas de contrato, o nuevos procedimientos, pues no es necesario contar con la persona de manera física a la oficina.
¿Qué ventajas tiene?
A la hora de la implantación de esta solución, y tras haber transcurrido varios meses desde su lanzamiento, podemos afirmar que las ventajas son muchas y muy diversas:
- Agilizad en el proceso de firma
- Seguimiento de las gestiones
- Registro informatizado de los trámites
- Eliminación de papel (Cero papel)
- Disponibilidad 24/7 y desde cualquier parte del mundo
La implantación de la firma digital se une así al resto de medidas del proceso de digitalización de la empresa, cumpliendo a la vez las políticas medioambientales de la organización.
